¿Covid- fee para los eventos?

Por Yuzzie Esquilin

Hace unas semanas en el senado de Puerto Rico se llevó a cabo una disputa por el “COVID-FEE”. Esto es un costo adicional que algunos comerciantes ponían en sus recibos de compra, para ayudar a mitigar el costo que han tenido que incurrir para operar sus negocios dentro de la pandemia. La industria de los eventos especiales es una de las industrias que más ajustes debe hacer para poder operar. Aquí te comparto una lista de algunos de los gastos adicionales que debes incluir en tu presupuesto, para poder realizar un evento seguro y responsable en medio de la emergencia por el coronavirus.

Eventos con menos personas: La nueva capacidad para los eventos en Puerto Rico es de un 45% de la capacidad de la localidad donde se celebre. Esto quiere decir que, si vas a celebrar un evento en la sala de exhibición A del Centro de Convenciones de Puerto Rico que tiene capacidad para 5,000 personas, en formato expo, tan solo podrás admitir a 2,250 personas. En caso de mucho planificadores y productores de eventos esta situación podría significar una merma muy significativa de sus ingresos. Sin embargo, podrías balancear el presupuesto si logras bajar tus gastos un 45%.

Mas servicios de paramédico: Un buen protocolo de seguridad para tu evento debería incluir un seguimiento en la entrada del evento que incluya hacerle unas preguntas de rigor al asistente y se le tome la temperatura. Lo recomendable es que este proceso, lo lleve a cabo un paramédico, quien es un profesional de la salud adiestrado, certificado y que representa autoridad. Esta contratación de garantizar que los termómetros se usen de manera adecuada y que el resultado que arroje esa confiable y correcto. También le brindas a tu invitado la sensación de seguridad y confiabilidad que necesita para disfrutar con tranquilidad de tu evento. No puedes, ni debes tener en la entrada a tu vecino y a tu primo tomando la temperatura. Esto podría generar una mala impresión que termine afectando la imagen de tu evento y genere aún más desconfianza en el público en la toma de decisión de comenzar a asistir a eventos.

Mas seguridad: Hay muchas nuevas reglas que los asistentes a un evento deben de seguir, como mantener 6 pies de distancia del resto de las personas que no pertenecen al grupo con quienes fueron al evento y permanecer con sus mascarillas puestas en todo momento. Para velar que el público cumpla con todas estas reglas, necesitaras más personal de seguridad. Ellos serán los responsables de orientar a algún asistente que no esté siguiendo las reglas y de escoltarlo fuera de tu evento si la conducta persiste.

Equipo de protección: Tengo que decir que jamás pensé que entre los materiales que compro para correr un evento como los “Wristbands” o “Lanyard” tendría que incluir escudos protectores faciales, mascarillas, alcohol, desinfectante y guantes. Recuerda que eres responsable de proveer todos los equipos de protección personal para tu “staff”.

Rotulación adicional: En los eventos se acostumbra a diseñar rotulación con el fin de orientar al público y hasta para decorar. Pero con el COVID-19 paseando entre nosotros, la rotulación cobra un rol más importante porque es la forma de orientar sobre las reglas a tu público y mantener el orden y la seguridad dentro de tu evento. Podrías hacer rotulación para el suelo en el área de las filas y pasillos para que las personas caminen en una sola dirección y mantengan la distancia. Puedes rotular los lavamanos con las recomendaciones de como lavarse las manos, rotular mesas y sillas que no pueden ser utilizadas y colocar recordatorios en “DBOARDS” o banner con las reglas de distanciamiento, uso de mascarilla, etc.

Desinfección: A causa del COVID-19 han lanzado al mercado varias alternativas innovadoras de desinfección. Alguna de ellas es;

o Alfombras para desinfectar los zapatos.

o Túnel de desinfección para que el publico pase.

o Servicios industriales de desinfección que pueden cubrir desde el piso hasta el techo.

Además de estos nuevos servicios debes de considerar tener personal de limpieza adicional con químicos que puedan desinfectar áreas de alto contacto como pueden ser mesas, baños, perillas, pasamanos, etc. Se que estas medidas no estaban en tu presupuesto original, pero es importante que las consideres por la salud y bienestar de tu publico, tu equipo de trabajo y por ti.

Rastreo: Puedes sonar surrealista, pero, sería muy prudente de tu parte crear un sistema donde puedan mantener contacto con los asistentes al evento por un periodo de 14 luego del mismo. Esto te ayudara a saber si a tu evento asistió un positivo, creó un brote y notificar a las demás asistentes y autoridades pertinentes. Compañías de emergencias médicas y de seguridad están actualmente trabajando para poder ayudar a productores y planificadores de evento con este proceso.

Equipo adicional: Depende del tipo de evento que estés planificando, podrías necesitar lavamanos portátiles en áreas estratégicas para que las personas mantengan sus manos limpias sin necesidad de entrar a un baño. También es recomendable crear estaciones con desinfectante, cada 50-60 pies, para garantizar la debida higiene.

Mayor tiempo de montaje y desmontaje: En lo que la pandemia pasa, debes estructurar planes de trabajo donde no coincidan más de cierta cantidad de suplidores a la vez trabajando en una misma área. Este nuevo modelo podría retrasar tu proceso de montaje y desmontaje elevando tu presupuesto a causa de la renta y otros servicios.

Tu evento es tu negocio, así que no escatimes en recursos para mantener sano a tu público y a tu equipo de trabajo. Esto para ti no debe ser una opción, esto es una obligación y una responsabilidad. Se que todas están medidas representas un gran impacto dentro de tu presupuesto, pero debes ser muy inteligente y prudente a la hora de hacerlo. Buscar alternativas para crear un balance en el presupuesto que cumpla con tus expectativas después de meses sin trabajar y pero que no desangre el bolsillo del público.

Si hiciste el ejercicio y vez que no hay manera de que económicamente puedas cumplir con las medidas de sanitación y generar ingresos a la misma vez, te sugiero pospongas tu evento hasta que pase la pandemia. Es preferible no hacer el evento a que tu evento se convierta en un foco del virus, personas se contagien, la imagen de tu evento quede por el piso y el gobierno eche para atrás en su plan de reapertura. Las consecuencias serian nefastas para la industria y para la economía del país. La responsabilidad sobre tus hombros es mucha, debes estar a la altura.