Por Yuzzie Esquilin
Por los pasados meses algunos de mis estudiantes de coordinación de evento sociales se han comunicado conmigo para preguntarme, si deben o no, aumentar sus costos para los servicios de coordinación total. Aunque la decisión en muy individual, debes ponerte en perspectiva todo lo que está pasando en la industria para que puedas tomar la mejor decisión, en beneficio tuyo y de tu cliente.
Nuevas variables en el mercado que pueden influir en tus costos;
#1. Gastos en equipo de protección personal: Jamás en la vida nos hubiésemos imaginado que hubiéramos tenido que utilizar una mascarilla, escudo facial y desinfectante para poder coordinar una boda, sin embargo, esta es la nueva realidad. Con antelación a la celebración de tu cliente, debes de adquirir este equipo para ti y para los asistentes que vayan a estar contigo ese día.
#2. Mas suplidores que contratar y supervisar: Como mencionamos en el blog anterior para las bodas COVID, tendrás que contratar paramédico, un efectivo de seguridad, compañía para desinfectar el área, túnel de desinfección, etc. Así que el proceso de coordinación se volverá un poco mas largo de lo usual.
#3. Supervisar el protocolo de cada suplidor: La forma de hacer las contrataciones de los suplidores, cambió. Ya no solo se elige por el buen servicio y costo competitivo. Ahora debemos de tomar en consideración que protocolos establece y cuan responsable es implementándolos. También debemos de verificar si sus procesos cumplen con las reglamentaciones emitidas por el Centro para el Control y Prevención de Enfermedades (CDC, por sus siglas en inglés)y de las autoridades locales. Hay que aclarar que el CDC no establece proceso para todo tipo de empresas o servicios. Pero, si este servicio si lo tiene, debe de ser implementado y seguido.
#4: Crear un sistema de rastreo: Necesitas llevar un “record” de todo el que entre a la celebración, entiéndase suplidores e invitados. Así entren a dejar una rosa, debes de anotar su nombre, teléfono y correo electrónico para que puedas monitorear el estado de salud de todos y en caso de que haya un caso sospechoso o positivo puedes avisar a los demás para que vayan a hacerse la prueba y notificar a las autoridades para el proceso pertinente. Esta gestión la puede hacer el paramédico, también hay algunas empresas de seguridad dando el servicio y aplicaciones móviles están en desarrollo para ayudar con este proceso.
#5 Creación e implementación de protocolo adaptados al evento: Te tocara crear un protocolo que incluya cada área de la celebración para luchar contra el COVID-19. Este protocolo debe de tomar en consideración las leyes de tu país, las recomendaciones de las autoridades locales y del CDC, los protocolos del local donde será la celebración y debe ser discutido con tus clientes. Además, debes de enviarlo a todos los suplidores y velar por su cumplimiento.
Hoy en día la coordinación de eventos sociales requiere de responsabilidad, supervisión y buenos manejos. La falta de información o un descuido en algún protocolo pudiera causar un brote en tu celebración. Un brote seria nefasto para la salud de tu comunidad, para la industria de los eventos en tu país y para tu reputación e imagen como coordinadora. Las bodas han sido responsables de brotes en países como India, Inglaterra, Republica Dominicana, etc. Un brote en una boda podría ocasionar que las autoridades de tu país tomaran la decisión de volver a prohibir los eventos. Esto seria un golpe para muchos suplidores de eventos y pequeños comerciantes que llevan desde mediados de marzo sin generar ingresos y comenzaban a ver la luz al final del túnel.
Entonces con este cuadro ¿Qué hago con mis costos?
En el caso de las mini bodas: Yo te sugiero dejar los costos iguales o bajarlos no mas de un 25%. En el caso de bodas de 60 personas en adelante: Debes de considerar un aumento de tus costos. Recuerda que, aunque las bodas sean más pequeñas y los protocolos sean más cortos el trabajo es mucho, mucho, mucho más que una boda tradicional cuando el COVID-19 no existía. Sin embargo, antes de tomar una decisión final te invito a tomar en consideración la situación económica de tu país. Algunos países viven serias crisis económicas a consecuencia del COVID-19 y si tus clientes no están listos para pagar los mismo o incluso más de lo normal, deberás hacer ajustes para adaptarte a la nueva realidad financiera de tu país.
Evalúa muy bien tus posibilidades y toma la mejor decisión para ti y para tus clientes. Siempre tomando en consideración que la prioridad debe ser la salud de la comunidad del evento.
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