Pocas veces en la vida podemos decir que la realidad supero la ficción, estamos en un punto de la historia del mundo que jamás pensamos o imaginamos vivir. No hay taller de manejo de crisis para eventos que hubiera podido diseñar que tuviera una pandemia mundial como un posible escenario a trabajar. Pero ya estamos aquí y hay que trabajar y enfrentar nuestra realidad.
Entonces, ¿Qué hago con mi evento?
Mi respuesta para ti es simple, NO CANCELES tu evento. Tu evento es tu negocio y no debes tirar tu trabajo y el de tu staff al zafacón por una crisis. El público, los auspiciadores y los comerciantes esperan tu evento. Lo que si debes hacer es POSPONER tu evento si es en abril.
El Centro para Control y Prevención de Enfermedades (CDC por sus siglas en ingle) recomendó no hacer reuniones de más de 25 personas hasta mayo. Por consiguiente, el hacer un evento durante el mes de abril es ir contra las recomendaciones del CDC. Por otro lado, los medios de comunicación del país han comenzado a publicar fuertes rumores de que el toque de queda en el país puede estar extendiéndose por dos o hasta cuatro semanas mas. Y aunque son solo rumores, en esta industria todos los rumores tienen un gramo de verdad.
¿Y que pasa si sigo adelante con mis planes?
Poniendo el caso que la cuarentena en Puerto Rico fuera levantada el 30 de marzo como originalmente se anunció, hay muchas compañías que no están dispuestas a arriesgar a sus empleados, por ende, tendrás cancelaciones de auspiciadores y suplidores. En la calle hay un miedo colectivo al Covid-19 lo cual es entendible porque es una enfermedad novel descubierta a penas en noviembre del 2019, no hay vacuna, no hay cura especifica confirmada y mientras lo que se transmite por el mundo, es que los científicos están investigando y conociéndola. Así que el público no va a apoyar ningún evento hasta que se sientan seguros.
Si tu evento es en abril o a principios de mayo, cada día que pasa sin que pospongas tu evento pierdes dinero. La gente en estos momentos no está pendiente a tus anuncios de radio porque no están saliendo a la calle así que no oyen radio en el carro, no están pendientes a tus anuncios en Facebook porque están pendiente al contenido educativo, motivacional o noticioso. No ven tus anuncios de periódico porque no están en la calle para coger el periódico en la luz roja o en el “fast food” desayunando y tus Billboards solo lo ven las personas autorizadas a transitar en la calle. Así que, en estos momentos, dinero invertido en publicidad es dinero perdido.
A la incertidumbre que hay por la enfermedad y el toque de queda hay que sumarle la incertidumbre financiera. Miles de puertorriqueños han quedado momentáneamente sin trabajo perdiendo el sustento de sus familias. Así que, mientras la emergencia no pase, el público no estará haciendo gastos en entretenimiento o cualquier otro gasto que no sean de real necesidad. Esto significa que tu venta de boletos quedara paralizada a semanas del evento. Esto ya ha ocurrido con otros eventos que han generado incertidumbre en la población, como las marchas por la renuncia de Rosello y los terremotos de enero.
¿Qué puedo hacer si mi evento es en mayo o junio?
Aunque me encantaría pensar que para mayo ya estaremos de vuelta al mundo real, la realidad del caso es que nadie sabe a ciencia cierta, por lo tanto, debes tener planificado un plan B y plan C. Mantente en constante comunicación con tus auspiciadores, con tus suplidores, con tu equipo de trabajo y con tus invitados para ver cómo van corriendo sus planes. Busca fechas alternas en el “venue” por si tienes que cambiar la fecha. Discute de antemano y de manera confidencial esas fechas con tu staff e invitados para garantizar que el evento aún se pueda llevar acabo según lo planificado. También deja listos comunicados internos y comunicados de prensa con la nueva fecha para poder hacer el cambio de manera rápida y efectiva. No hagas un anuncio de una posposición sin tener la nueva fecha en mano. Es como dejar el evento en el limbo y necesitas mantener a los auspiciadores y al público enganchados con tu proyecto.
Recordemos que uno de los primeros casos de coronavirus que sonó en el país fue el de un panameño que estuvo en la cuidad de New York y viajo a Puerto Rico. Estando aquí fue al día Nacional de la Salsa, a un bailable de salsa en un hotel y luego tomo un avión de regreso a su país, por lo tanto, dos eventos masivos pudieron ser o fueron focos de este virus en el país.
No podemos tapar el sol con un dedo, en tiempos de pandemias los eventos presenciales son focos del virus. Debemos ser responsables como productores porque sin salud no va a ver economía. Necesitamos a un país sano y con dinero en los bolsillos para que sigan respaldando nuestras obras de teatros, conciertos, convenciones, seminarios, fiestas, etc.
Ahora una vez pase la emergencia, el cantar será otro.
Pendientes al próximo blog; Después de la emergencia vienen los "soldout”
留言