Por Yuzzie Esquilin
Una de las primeras tareas que debemos llevar a cabo en el proceso de producción de eventos, es la selección del “venue” o localidad que será la casa de nuestro proyecto. De esta selección depende muchos aspectos de la producción, entre el plan de logística y la fecha final. Hasta no tener el “venue” confirmado no podemos comenzar avender auspicio ni anunciarlos, contactar con recursos, atracciones ni buscar suplidores.
Con esta crucial tarea de frente y con cientos de opciones disponibles en el mercado,
¿Cómo saber que “venue” es perfecto para tu evento?
1ro. Debe de estar dentro de tu presupuesto: Aunque en algunas ocasiones hay personas que toman la decisión de ir a un evento basándose en el lugar donde será celebrado, no debes ir más allá de tus posibilidades económicas. Recuerda que un evento es un negocio y en los negocios hay que minimizar riesgos para evitar perder y generar ingresos que conviertan nuestro negocio en una rentable.
2do. Selecciona un “venue” basado en tu segmento de mercado: Aunque esto es un tema complejo y largo de discutir, es importante señalar que el lugar donde se celebre tu evento debe ser de acuerdo al segmento de mercado que apelas. Hay “venues” que están identificados con distintos tipos de eventos y segmentos de mercado. Ejemplo de esto podría ser seleccionar un centro de convenciones para celebrar eventos profesionales, educativos o eventos comerciales, así como elegir un parque al aire libre para eventos familiares o que involucren niños. Piénsalo de este modo, no celebrarías un evento de moda y alta costura en la sala de conferencias de la biblioteca de una universidad o en la piscina de un hotel de 3 estrellas.
3ro. Debe tener capacidad de albergar la cantidad de publico que tu evento espera: Cuando me refiero a “que tenga la capacidad” es en todos los aspectos, desde el espacio hasta los recursos operacionales para recibir y atender al publico. Ejemplo de esto son el estacionamiento, baños, asientos, accesos (entrada, salidas, escaleras, elevadores, etc.) y el staff necesario para el disfrute, comodidad y conveniencia de todos los asistentes.
4to. Evalúa las amenidades que el “venue” ofrece: Algunas de ellas podrían ser que incluyan parte del montaje como podrían ser la tarima o el sistema audiovisual. También podrían incluir servicios vitales como seguridad, limpieza o emergencias medicas. Estas amenidades podrían ayudarte a liberarte de algunas responsabilidades y bajar tus costos de producción en comparación a seleccionar otros “venues” donde tengas que hacerte cargo de todos los detalles y esto aumente el tiempo y costo de tu producción.
5to. Debes contar con un buen servicio al cliente: A veces nos olvidamos de que los empleados del “venue” donde se realiza el evento son un brazo extendido de tu staff. Directa o indirectamente deberán tener contacto con el publico, suplidores y/o auspiciadores. Desde el personal que los recibe en el “valet parking” hasta los meceros que sirven el coctel o atienden la barra, todos ellos forman parte de una cadena de servicio. Si todos hacen un buen trabajo estarán aportando al éxito de tu evento, pero si uno de estos eslabones falla, podrás tener problemas con tu evento y puede que las cosas no salgan como las tienes planificadas. Por eso es importante que evalúes el servicio al cliente del “venue” en general, leas los “reviews” en las redes y pidas referencias a colegas de la industria que te puedan ayudar a tomar una decisión que beneficie a tu evento.
Y la Ñapa: Busca crear relaciones con los “venues”, sobre todo con los que cumplen con las características que necesitas. Estas relaciones se convertirán en tu mejor aliado a la hora de buscar fechas y servicios. Recuerda que debeser una decisión bien pensada y evaluada, pero a la vez hay que asumirla con premura para poder dar comienzo con el proceso activo de la planificación de tu evento. Seleccionar un “venue” es una gran decisión, debido al impacto que pueda tener en tu producción.
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